Le procès-verbal d’assemblée générale, à partir des mots exacts
Le problème
Le secrétaire de séance écrit pendant que les autres débattent
En assemblée générale, le secrétaire doit suivre chaque résolution, noter qui s’oppose, qui s’abstient, et retenir les réserves exprimées avant le vote. Pendant ce temps, il ne participe pas. Et quand un copropriétaire conteste le procès-verbal quelques semaines plus tard, c’est la mémoire de chacun contre celle des autres.
Avec TranscripRoom, les débats sont transcrits mot pour mot, avec l’heure et le nom de chaque intervenant. Le secrétaire rédige ou vérifie le procès-verbal à partir d’un texte complet.
En pratique
Une assemblée générale avec TranscripRoom
- Collez l’ordre du jour de la convocation en créant la réunion. Le compte rendu reprendra les résolutions dans l’ordre, avec les décisions et les réserves exprimées.
- Annoncez l’enregistrement à l’ouverture de la séance et projetez le QR code. Chaque copropriétaire qui le souhaite le scanne et donne son accord sur son téléphone. Celui qui refuse n’est pas enregistré.
- Démarrez après l’élection du bureau de séance, mettez en pause pendant les suspensions, arrêtez à la levée de séance.
- Recevez les deux PDF : l’intégrale, qui fait foi, et un compte rendu organisé par résolution.
Plus de 10 personnes dans la salle ? Une réunion accepte 10 téléphones. En assemblée, la parole est surtout prise par le président de séance, le syndic et quelques copropriétaires : équipez en priorité ceux qui interviennent. Les autres prises de parole sont captées par les téléphones voisins et marquées « voix à identifier ».
Le conseil syndical aussi
Les réunions du conseil syndical sont plus courtes et plus fréquentes, avec moins de formalisme mais autant de décisions à suivre : devis, relances, contrôle des comptes du syndic. Chaque membre pose son téléphone, et les actions décidées ressortent avec la personne chargée et l’échéance.
Les limites
Ce que TranscripRoom ne fait pas
- Il ne signe pas à votre place. Le procès-verbal d’assemblée générale reste établi et signé par le président de séance, le secrétaire et, le cas échéant, les scrutateurs. TranscripRoom vous en fournit la matière.
- Il ne compte pas les voix. Les tantièmes et la majorité applicable restent le travail du bureau de séance. Les résultats que le président annonce à voix haute figurent dans l’intégrale et dans le compte rendu.
- Il ne tient pas la feuille de présence ni le décompte des pouvoirs.
Combien ça coûte
Une assemblée générale de 2 h 30 revient à 22,50 € TTC en payant à la séance, quel que soit le nombre de copropriétaires équipés. Avec un pack d’heures, le prix baisse. La facture est établie au nom du syndicat des copropriétaires.