Conditions générales
1. Objet
Les présentes conditions régissent l’utilisation de TranscripRoom et l’achat de minutes de réunion. Le service est édité par 4iNTE, SAS (société par actions simplifiée), 22 allée des Sarcelles, 49300 Cholet, France, 101 729 556 R.C.S. Angers, TVA FR05101729556.
TranscripRoom enregistre une réunion en présentiel avec le téléphone de chaque participant qui y consent, produit la transcription intégrale avec le nom de chaque intervenant, puis un compte rendu. Le service est réservé aux professionnels et aux organisations : entreprises, associations, syndicats de copropriétaires, CSE, collectivités. Le compte est ouvert au nom de l’organisation, par une personne habilitée à l’engager ; il n’est pas destiné aux consommateurs agissant pour leurs besoins personnels.
Créer un compte vaut acceptation des présentes conditions et de la politique de confidentialité. Un paiement fait par le lien transmis à une autre personne (trésorier, comptabilité) vaut acceptation par l’organisation qui le reçoit.
2. Les minutes et leur prix
L’unité est la minute de réunion enregistrée, quel que soit le nombre de téléphones. Une séance réunit au plus 20 téléphones et dure au plus 4 heures.
- Essai : 15 minutes offertes à la création du compte, une seule fois par organisation, sans carte bancaire.
- Paiement à la réunion : 7,50 € HT l’heure, facturé à la minute. Un paiement couvre 30 minutes au moins ; les minutes payées au-delà de la durée de la réunion restent au crédit de l’organisation.
- Packs d’heures : achetés d’avance, sans abonnement ni reconduction.
| Pack | Prix HT | Prix TTC |
|---|---|---|
| 5 heures | 29 € | 34,80 € |
| 10 heures | 49 € | 58,80 € |
| 20 heures | 89 € | 106,80 € |
| 50 heures | 190 € | 228 € |
| 100 heures | 340 € | 408 € |
Les prix sont indiqués hors taxes ; la TVA française de 20 % s’y ajoute. Une organisation établie dans un autre pays de l’Union européenne, dont le numéro de TVA intracommunautaire a été vérifié par le service VIES de la Commission européenne, achète hors taxe : elle autoliquide la TVA (article 196 de la directive 2006/112/CE).
Le prix applicable est celui affiché au moment du paiement. Une évolution des tarifs ne touche pas les minutes déjà achetées.
3. Validité et décompte des minutes
- Les minutes achetées sont valables 12 mois à compter du paiement. Les minutes non utilisées à cette échéance sont perdues et ne sont pas remboursées.
- Chaque réunion est décomptée à la minute commencée, en puisant d’abord dans les minutes qui expirent le plus tôt.
- Si le crédit ne suffit pas, la réunion n’est ni transcrite ni facturée tant que le complément n’est pas réglé. Sans règlement, son audio est supprimé 7 jours après la réunion.
- Un traitement qui échoue de notre fait est recrédité automatiquement.
4. Paiement et facture
Le paiement se fait par carte bancaire, sur la page sécurisée de notre prestataire Stripe. Aucune donnée de carte ne transite par nos serveurs. Les minutes sont créditées dès que Stripe confirme le paiement.
La facture est établie au nom de l’organisation, avec les coordonnées saisies lors du paiement, et envoyée par courriel. La personne qui avance le règlement pour le compte de l’organisation peut en obtenir le remboursement auprès de celle-ci.
5. Rétractation
Le service étant destiné aux professionnels, les achats ne sont pas soumis au droit de rétractation, sauf lorsque la loi l’impose : un professionnel qui emploie cinq salariés au plus et achète en dehors du champ de son activité principale dispose de quatorze jours à compter du paiement (article L.221-3 du code de la consommation). Il nous écrit alors par le formulaire de contact, et nous remboursons sous quatorze jours le prix des minutes qui n’ont pas été utilisées. Les minutes utilisées pendant ce délai restent dues, et le paiement d’une réunion dont les documents ont été livrés n’ouvre plus droit à rétractation (article L.221-28).
6. L’enregistrement et les participants
L’organisateur annonce l’enregistrement au début de la séance. Chaque participant donne son accord sur son propre téléphone avant que le micro ne s’ouvre, et peut refuser sans autre conséquence que de ne pas être enregistré. L’organisateur s’engage à ne pas enregistrer une personne à son insu, et à ne pas utiliser le service pour une réunion qui l’interdit.
Les paroles sont attribuées grâce au téléphone qui les capte le mieux, sans empreinte vocale ni reconnaissance biométrique.
7. Qualité des documents
La transcription et le compte rendu sont produits automatiquement, par des modèles d’intelligence artificielle. Ils peuvent contenir des erreurs : un mot mal entendu, une phrase attribuée au mauvais intervenant, une décision mal résumée. L’organisateur relit le compte rendu avant de le diffuser ou de le faire approuver ; il en reste seul responsable, en particulier lorsqu’il sert de procès-verbal.
8. Vos engagements
- fournir des informations exactes à l’inscription et lors du paiement ;
- garder vos identifiants confidentiels ;
- informer les participants et recueillir leur accord, comme décrit à l’article 6 ;
- ne pas chercher à contourner les limites techniques ou le décompte des minutes.
4iNTE peut suspendre un compte utilisé de façon manifestement illicite, après en avoir informé son titulaire.
9. Nos engagements et notre responsabilité
Nous entretenons le service avec le soin d’un professionnel diligent, hébergeons les fichiers et la base en France chez o2switch, supprimons l’audio 30 jours après le traitement et ne vendons ni n’exploitons les enregistrements à d’autres fins que le service.
Le service peut être interrompu pour maintenance ou par une défaillance d’un prestataire. Une réunion dont l’enregistrement est perdu de notre fait n’est pas décomptée, et les minutes éventuellement débitées sont recréditées. En cas de manquement prouvé, notre responsabilité est limitée aux sommes versées par l’organisation au cours des douze derniers mois. Nous ne répondons pas des conséquences d’une erreur de transcription que la relecture prévue à l’article 7 aurait permis de corriger.
10. Données personnelles et sous-traitance
Pour les enregistrements, les transcriptions et les comptes rendus, l’organisation est responsable de traitement et 4iNTE agit comme sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Nous ne traitons ces données que pour produire les documents demandés, imposons la confidentialité aux personnes habilitées, aidons l’organisation à répondre aux demandes d’exercice de droits et l’informons sans délai de toute violation de données.
Nos sous-traitants ultérieurs sont o2switch (hébergement, en France), Google (transcription), Anthropic (rédaction du compte rendu) et Stripe (paiement). Google et Anthropic peuvent traiter les données hors de l’Union européenne, dans le cadre des clauses contractuelles types de la Commission européenne ; ni l’un ni l’autre ne s’en sert pour entraîner ses modèles. Le détail figure dans la politique de confidentialité.
11. Propriété
4iNTE conserve la propriété du service et de son code. L’organisation conserve la propriété de ses enregistrements, transcriptions et comptes rendus.
12. Durée et fermeture du compte
Le compte est ouvert sans durée. L’organisation peut supprimer à tout moment une réunion et ses documents depuis son espace, et demander la fermeture du compte par le formulaire de contact. La fermeture supprime les transcriptions et comptes rendus ; les minutes non utilisées sont perdues, sauf exercice du droit de rétractation dans son délai. Les factures sont conservées dix ans, comme l’exige le droit comptable.
13. Litiges
Les présentes conditions sont soumises au droit français. En cas de désaccord, écrivez-nous d’abord : la plupart se règlent ainsi. Faute de règlement amiable, le litige est porté devant les tribunaux compétents du ressort du siège de 4iNTE.
Nous pouvons faire évoluer ces conditions. La version applicable à un achat est celle en vigueur au jour du paiement ; les titulaires de compte sont prévenus par courriel d’un changement important.